1. Börja med ett exakt recept

Det första steget är att bestämma hur mycket av varje ingrediens du använder per portion. För en burgare inkluderar detta bröd, kött, ost, grönsaker och sås. Hoppa inte över små tillägg: olja, kryddor eller dekorationer. Enskilt kostar de lite, men vid större försäljningsvolymer blir deras totala kostnad märkbar.

Om ett kilo kött kostar 102,56 SEK och du använder 150 g till en burgare, är köttkostnaden 102,56 × 150 ÷ 1000 = 15,38 SEK. Ett bröd som köps för 3,85 SEK per styck räknas utan omvandling till kilo. Räkna såsen enligt inköpsenheten: i gram för pris per kilo eller i milliliter för pris per liter. Anta inte automatiskt att en liter av varje produkt väger ett kilo.

• ✦ Bröd: 1 styck × 3,85 SEK = 3,85 SEK.
• ✦ Kött: 150 g till ett pris av 102,56 SEK/kg = 15,38 SEK.
• ✦ Ost: 20 g till ett pris av 89,74 SEK/kg = 1,79 SEK.
• ✦ Grönsaker: 50 g till ett pris av 30,77 SEK/kg = 1,54 SEK.
• ✦ Sås: 25 g till ett pris av 41,03 SEK/kg = 1,03 SEK.

Totalt ger detta 23,59 SEK i ingredienser per portion. En konsekvent vikt hjälper till att hålla denna kostnad. Om varje person tillagar rätten olika kommer kalkylen snabbt att skilja sig från verkligheten. Det är därför värt att förbereda ett kort receptkort och använda en våg när man bestämmer portioner.

2. Ta hänsyn till svinn, förpackningar och småkostnader

En del av produkterna kan gå till spillo, passera bäst före-datum eller förbli osålda efter ett evenemang. I kalkylatorn innebär svinn den andel av de köpta ingredienserna som du inte använder i sålda portioner. Med ett svinn på 5% beräknar vi ingredienskostnaden som 23,59 ÷ 0,95 = cirka 24,83 SEK. Detta är en division med andelen använd produkt, inte bara ett tillägg på 5% till kostnaden.

Denna modell är en förenkling. Om receptet redan innehåller inköpsmängder som tar hänsyn till skalning eller andra förluster, lägg inte till samma svinn en andra gång. Viktförlusten på kött under tillagningen innebär inte heller automatiskt en extra kostnad: om receptet anger 150 g rått kött är dess pris redan inräknat.

Till portionskostnaden lägger du till låda, papper, servett och eventuella bestick. I vårt exempel kostar förpackningen 3,85 SEK och övriga kostnader beroende på antalet beställningar 1,28 SEK. Den rörliga kostnaden per portion är därför cirka 29,96 SEK. I denna extra post kan du inkludera t.ex. den genomsnittliga kortavgiften per beställning. Om den beror på en procentandel av försäljningspriset, räkna om den efter en prisändring.

3. Beräkna dagliga kostnader och fördela dem mellan portioner

Den andra gruppen utgifter är relaterad till själva organiseringen av försäljningen. Dessa är kostnader som uppstår under en given dag eller hänförs till den dagen, vilka du behandlar som fasta i den antagna försäljningsvolymen. Även med ett litet antal kunder måste du fortfarande köra dit, förbereda ståndet och tillhandahålla service.

• ✦ Lön för förberedelse, försäljning och städning, inklusive antagen lön för ditt eget arbete.
• ✦ Avgift för att delta i evenemanget eller hyra platsen.
• ✦ Transport och daglig kostnad för tillgång till el/vatten, om du fakturerar dem med ett fast belopp.
• ✦ Allokerad del av kostnader för släpvagn, försäkring, service och andra anläggningar.

Låt oss anta att det totala beloppet är 1538,46 SEK. Om du säljer 100 portioner tilldelas 15,38 SEK till var och en. Efter att ha lagt till den rörliga kostnaden är den fullständiga kostnaden för en portion cirka 45,34 SEK. När du bara säljer 50 portioner ökar andelen dagliga kostnader till 30,77 SEK och den fullständiga kostnaden för en portion till cirka 60,73 SEK. Därför är det värt att kontrollera ett mindre optimistiskt scenario i kalkylatorn också.

Kalkylatorn antar en typ av maträtt och samma rörliga kostnader för alla portioner. Om du säljer flera produkter, ange den del av de dagliga kostnaderna som tilldelats den analyserade rätten, eller beräkna den genomsnittliga kostnaden och genomsnittspriset för hela menyn, med hänsyn till andelen produkter i försäljningen. Tilldela inte hela 1538,46 SEK separat till burgare, pommes frites och drycker, eftersom du skulle räkna samma utgifter flera gånger.

4. Marginal och pålägg — kolla vad du räknar

Pålägg relaterar skillnaden mellan pris och kostnad till kostnaden. Marginal relaterar denna skillnad till försäljningspriset. Vid en kostnad av 51,28 SEK och ett pris av 76,92 SEK är pålägget 50% och marginalen cirka 33,3%. Dessa procentsatser beskriver samma belopp på 25,64 SEK, men har olika baser.

I vår kalkylator beräknas målmarginalen efter att hänsyn tagits till alla angivna kostnader vid den antagna försäljningen. Vi beräknar priset enligt formeln: portionskostnad ÷ (1 − marginal). För en kostnad på cirka 45,34 SEK och en marginal på 20% blir resultatet cirka 56,68 SEK exklusive moms. Detta är det pris som är resultatet av antagandena, och inte en garanti för lönsamhet eller en automatisk rekommendation för din plats.

Separat kan du kontrollera andelen av ingredienskostnaden i priset, det vill säga den så kallade råvarukostnaden (food cost). Den ersätter inte den fullständiga kalkylen. En rätt med en fördelaktig andel råvaror i priset kanske fortfarande inte täcker kostnaderna för ståndet och personalen. Rätt marginalnivå beror på dina kostnader, försäljning och affärsmål.

5. Behåll konsekventa belopp och kontrollera priset för kunden

När du redovisar moms ska kostnaderna i modellen motsvara den faktiska kostnaden efter hänsyn till tillämpliga avdrag. Nettoförsäljningspriset (exkl. moms) är basen för resultatberäkningen, och bruttopriset (inkl. moms) för kunden beräknas av kalkylatorn efter att ha lagt till den angivna skattesatsen. Du anger skattesatsen för en specifik försäljning; kalkylatorn väljer den inte efter typ av maträtt.

Om du inte lägger till moms på försäljningen, ställ in momsfältet på 0% i denna förenklade modell och ange de faktiska kostnaderna företaget har haft, inklusive ej avdragsgill moms på inköp. Att bara sätta det till 0% avgör inte din skattestatus. Kalkylatorns resultat förblir resultatet före inkomstskatt och före utgifter som du inte angett.

6. Hur många portioner måste säljas för att täcka kostnaderna?

Break-even-punkten svarar på den praktiska frågan: hur många portioner måste du sälja till det valda priset för att täcka de angivna dagliga kostnaderna? Vi beräknar den som dagliga kostnader ÷ (försäljningspris exkl. moms − rörlig kostnad per portion), varvid antalet portioner avrundas uppåt.

Om du i vårt exempel säljer en burgare för 74,36 SEK exklusive moms, blir det efter de rörliga kostnaderna cirka 44,40 SEK kvar av varje portion för att täcka de dagliga kostnaderna. Med 1538,46 SEK i kostnader måste du sälja 35 portioner. Vid 100 portioner blir dagens resultat cirka 2901 SEK före inkomstskatt och kostnader som utelämnats i kalkylen. Om moms måste betalas på priset 74,36 SEK blir resultatet proportionellt lägre.

När priset exklusive moms är lika med den rörliga kostnaden eller lägre, kommer ytterligare portioner inte att täcka positiva dagliga kostnader. Var också uppmärksam på servicekapaciteten: en gräns på 200 portioner hjälper inte mycket om du bara kan förbereda 100 under evenemanget. Samtidigt räknas efterfrågan, arbetstid och ståndets effektivitet.

7. Sätt priset och jämför det sedan med verkligheten

Efter att ha beräknat kostnaderna, kontrollera om det planerade priset passar portionsstorleken, serveringssättet och försäljningsstället. Att jämföra med konkurrenter är användbart, men det visar inte deras kostnader. Ditt pris bör också vara resultatet av din egen kalkyl. Om kunden inte accepterar det pris som krävs för att täcka utgifterna, överväg att ändra receptet, erbjudandet, arbetsorganisationen eller platsen.

Efter några dagars försäljning, jämför antagandena med faktiska inköp, svinn och antal beställningar. Uppdatera kalkylen efter att råvarupriser, vikt eller avgiften för evenemanget ändrats. En kostnad som beräknats en gång förblir inte aktuell i all oändlighet. Skriv även ner data från dagar med lägre närvaro, så att du inte bygger en plan uteslutande på de bästa resultaten.