1. Zacznij od dokładnej receptury

Pierwszym krokiem jest określenie, ile każdego składnika zużywasz na jedną porcję. W przypadku burgera będzie to m.in. bułka, mięso, ser, warzywa i sos. Nie pomijaj niewielkich dodatków: oleju, przypraw czy dekoracji. Pojedynczo kosztują mało, ale przy większej sprzedaży ich łączny koszt staje się zauważalny.

Jeżeli kilogram mięsa kosztuje 40 zł, a do burgera wykorzystujesz 150 g, koszt mięsa wynosi 40 × 150 ÷ 1000 = 6 zł. Bułkę kupowaną po 1,50 zł za sztukę liczysz bez przeliczania na kilogramy. Sos rozliczaj zgodnie z jednostką zakupu: gramami dla ceny za kilogram lub mililitrami dla ceny za litr. Nie zakładaj automatycznie, że litr każdego produktu waży kilogram.

• ✦ Bułka: 1 sztuka × 1,50 zł = 1,50 zł.
• ✦ Mięso: 150 g przy cenie 40 zł/kg = 6,00 zł.
• ✦ Ser: 20 g przy cenie 35 zł/kg = 0,70 zł.
• ✦ Warzywa: 50 g przy cenie 12 zł/kg = 0,60 zł.
• ✦ Sos: 25 g przy cenie 16 zł/kg = 0,40 zł.

Łącznie daje to 9,20 zł składników na porcję. Powtarzalna gramatura pomaga utrzymać ten koszt. Jeżeli każda osoba przygotowuje danie inaczej, kalkulacja szybko rozminie się z rzeczywistością. Warto więc przygotować krótką kartę receptury i korzystać z wagi podczas ustalania porcji.

2. Uwzględnij straty, opakowanie i drobne koszty

Część produktów może zostać zmarnowana, przeterminować się lub pozostać niesprzedana po wydarzeniu. W kalkulatorze straty oznaczają udział kupionych składników, którego nie wykorzystujesz w sprzedanych porcjach. Przy stratach 5% koszt składników obliczamy jako 9,20 ÷ 0,95 = około 9,68 zł. To podział przez część wykorzystanego produktu, a nie samo doliczenie 5% do kosztu.

Ten model jest uproszczeniem. Jeśli receptura zawiera już ilości zakupowe uwzględniające obieranie lub inne ubytki, nie doliczaj tej samej straty drugi raz. Ubytek masy mięsa podczas obróbki także nie oznacza automatycznie dodatkowego kosztu: jeżeli receptura podaje 150 g surowego mięsa, jego cena jest już ujęta.

Do kosztu porcji dodaj pudełko, papier, serwetkę i ewentualne sztućce. W naszym przykładzie opakowanie kosztuje 1,50 zł, a pozostałe koszty zależne od liczby zamówień 0,50 zł. Koszt zmienny porcji wynosi więc około 11,68 zł. W tej dodatkowej pozycji możesz ująć np. średnią opłatę płatniczą na zamówienie. Jeżeli zależy ona procentowo od ceny sprzedaży, przelicz ją po zmianie ceny.

3. Policz koszty dnia i rozdziel je między porcje

Druga grupa wydatków wiąże się z samą organizacją sprzedaży. Są to koszty ponoszone w danym dniu lub przypisane do tego dnia, które w przyjętym zakresie sprzedaży traktujesz jako stałe. Nawet przy niewielkiej liczbie klientów nadal musisz dojechać, przygotować stanowisko i zapewnić obsługę.

• ✦ Wynagrodzenia za przygotowanie, sprzedaż i sprzątanie, w tym przyjęte wynagrodzenie za własną pracę.
• ✦ Opłata za udział w wydarzeniu lub wynajem miejsca.
• ✦ Transport oraz dzienny koszt dostępu do mediów, jeśli rozliczasz je ryczałtem.
• ✦ Przypisana część kosztów przyczepy, ubezpieczenia, serwisu i pozostałego zaplecza.

Załóżmy, że łącznie jest to 600 zł. Przy sprzedaży 100 porcji na każdą przypada 6 zł. Po dodaniu kosztu zmiennego pełny koszt porcji wynosi około 17,68 zł. Gdy sprzedasz tylko 50 porcji, udział kosztów dnia wzrośnie do 12 zł, a pełny koszt jednej porcji do około 23,68 zł. Dlatego warto sprawdzić w kalkulatorze także mniej optymistyczny scenariusz.

Kalkulator zakłada jeden rodzaj dania i jednakowe koszty zmienne wszystkich porcji. Jeśli sprzedajesz kilka produktów, wpisz część kosztów dnia przypisaną do analizowanego dania albo policz średni koszt i średnią cenę całego menu z uwzględnieniem udziału produktów w sprzedaży. Nie przypisuj całych 600 zł osobno burgerom, frytkom i napojom, bo policzysz te same wydatki wielokrotnie.

4. Marża i narzut — sprawdź, co liczysz

Narzut odnosi różnicę między ceną a kosztem do kosztu. Marża odnosi tę różnicę do ceny sprzedaży. Przy koszcie 20 zł i cenie 30 zł narzut wynosi 50%, a marża około 33,3%. Te procenty opisują tę samą kwotę 10 zł, lecz mają inną podstawę.

W naszym kalkulatorze docelowa marża jest liczona po uwzględnieniu wszystkich wpisanych kosztów przy zakładanej sprzedaży. Cenę obliczamy według wzoru: koszt porcji ÷ (1 − marża). Dla kosztu około 17,68 zł i marży 20% wynik wynosi około 22,11 zł bez doliczonego VAT. To cena wynikająca z założeń, a nie gwarancja rentowności ani automatyczna rekomendacja dla Twojej lokalizacji.

Oddzielnie możesz sprawdzić udział kosztu składników w cenie, czyli tzw. food cost. Nie zastępuje on pełnego rachunku. Danie z korzystnym udziałem surowców w cenie nadal może nie pokrywać kosztów stoiska i personelu. Właściwy poziom marży zależy od Twoich kosztów, sprzedaży i celu biznesowego.

5. Zachowaj spójność kwot i sprawdź cenę dla klienta

Gdy rozliczasz VAT, koszty w modelu powinny odpowiadać rzeczywistemu kosztowi po uwzględnieniu przysługujących odliczeń. Cena netto sprzedaży stanowi podstawę obliczeń wyniku, a cenę brutto dla klienta kalkulator wylicza po doliczeniu wpisanej stawki. Stawkę ustalasz dla konkretnej sprzedaży; kalkulator nie dobiera jej do rodzaju potrawy.

Jeżeli nie doliczasz VAT do sprzedaży, ustaw w tym uproszczonym modelu pole VAT na 0% i wpisuj rzeczywiste koszty ponoszone przez firmę, również nieodliczany VAT z zakupów. Samo ustawienie 0% nie określa Twojego statusu podatkowego. Wynik kalkulatora pozostaje wynikiem przed podatkiem dochodowym oraz przed wydatkami, których nie wpisałeś.

6. Ile porcji trzeba sprzedać, żeby pokryć koszty?

Próg rentowności odpowiada na praktyczne pytanie: ile porcji musisz sprzedać przy wybranej cenie, żeby pokryć wpisane koszty dnia? Obliczamy go jako koszty dnia ÷ (cena sprzedaży bez VAT − koszt zmienny porcji), zaokrąglając liczbę porcji w górę.

Jeżeli w naszym przykładzie sprzedajesz burgera za 29 zł bez doliczonego VAT, z każdej porcji po kosztach zmiennych pozostaje około 17,32 zł na pokrycie kosztów dnia. Przy 600 zł kosztów potrzebujesz sprzedać 35 porcji. Przy 100 porcjach wynik dnia wyniesie około 1131,58 zł przed podatkiem dochodowym i kosztami pominiętymi w kalkulacji. Jeżeli od ceny 29 zł trzeba odprowadzić VAT, wynik będzie odpowiednio niższy.

Gdy cena bez VAT jest równa kosztowi zmiennemu lub od niego niższa, kolejne porcje nie pokryją dodatnich kosztów dnia. Zwróć też uwagę na możliwości obsługi: próg 200 porcji niewiele pomoże, jeśli podczas wydarzenia możesz przygotować tylko 100. Liczy się jednocześnie popyt, czas pracy i wydajność stanowiska.

7. Ustal cenę, a następnie porównuj ją z rzeczywistością

Po obliczeniu kosztów sprawdź, czy planowana cena pasuje do wielkości porcji, sposobu podania i miejsca sprzedaży. Porównanie z konkurencją jest użyteczne, ale nie pokazuje jej kosztów. Twoja cena powinna wynikać również z własnego rachunku. Gdy klient nie zaakceptuje ceny potrzebnej do pokrycia wydatków, rozważ zmianę receptury, oferty, organizacji pracy lub lokalizacji.

Po kilku dniach sprzedaży porównaj założenia z faktycznymi zakupami, stratami i liczbą zamówień. Aktualizuj kalkulację po zmianie cen surowców, gramatury lub opłaty za wydarzenie. Koszt raz policzony nie pozostaje aktualny bez końca. Zapisuj dane także z dni o słabszej frekwencji, żeby nie budować planu wyłącznie na najlepszych wynikach.